電話やメールでアポイントを取って訪問する際は、事前に相手に伝えて確認すべきことがあります。
それは、「日時」「場所」「商談の目的」「商談に要する予定時間」「同行者」です。
所要時間は伝えない人も多いが、相手にも予定を組み立てやすくしてもらえるだけでなく、自分自身の予定も立てやすい。
商談が始まって時間が決まってると話も進みやすくなる。
そして、アポを取ってから日数がたって訪問する場合は訪問前日に電話やメールで約束の確認をするといいでしょう。
またメールを送った場合、あとで電話で届いたかの確認をするといいでしょう。
開店祝い等で開店後に商談にいく場合は贈った花輪や祝い花が届いてからいくと相手もお礼する二度手間が省けますね。
アポイントメントを行って訪問先に着くのに、何分前に行くのがいいのでしょうか。
もちろん遅刻するのはもってのほかですし、ピッタリというのも避けた方が良いでしょう。
出来れば10分前には到着をして、それから身だしなみを整えて、5分前くらいに受付を済ませるというのがベストでしょう。
受付のない会社の場合は3分程まえでいいでしょう。
そして万が一遅れそうな場合は10分前には訪問先に連絡を行います。
ちなみに遅れるときのいいわけとして
「タクシーだけど道が混んでて・・・。」 (実際は電車で動いてても使えます。)ちなみに電車が遅れて・・・というのは調べたらすぐにばれますので使わないように。
「大変申し訳ございません。前の予定が押していて、●●分ほど遅れそうです。」
などが有りますが、本当に大切な相手で大切な商談に遅れた場合は、誠心誠意「申し訳御座いません。」と言いましょう。下手にいいわけをするとマイナスです。
そして、次回にあうときに手土産でも持って行くと逆に信頼度がアップすることもあります。
また汗ダラダラで訪問するのは失礼なので、汗のかきやすい夏場は、20分以上前もって到着しコンビニや近くの喫茶店で汗をひかしてから訪問しましょう。
そして訪問した際、受付ではきちんとアポイントメントが有ることを告げてつないでもらいましょう。
「奥さんが豊中市の産婦人科で陣痛が始まった 」なんて言い訳も(^^)
ビジネスマナーと言っても昔はあまり取り上げられることは少なかったのですが、昨今は取引先に対して、お客様だけでなく仕入れ先とうにもビジネスマナーに気を遣うと言うのが当たり前になってきています。
それでいても、少し地方になったり、腕のある職人さんには今でもあまり関係ないようですが。
そうしてビジネスマナーを意識し出すと、「こんなときどうすれば」「あのときの対応は正しかったのだろうか」という疑問がどんどん出てきます。
人相手の事ですので、答えが無いマナーもありますが、基本を忠実にしていれば大きく間違うことは有りません。
このブログは私の勉強も踏まえて、記憶として書いていきますので全てが正しいことを書いてるとは限りません、このブログを参考にビジネスマナーを実践したけどうまくいかなかった等の場合が有っても、責任持ちませんので、あらかじめご了承くださいませ。